だいきです！
最近、業務効率化という言葉をよく聞くようになりました。
業務効率化を推進しよう！なんて動きがたくさん起きていて、RPAやGAS！AI！なんて会社の中でも話を聞いたことがあるのではないでしょうか？
今回はGASと呼ばれるGoogle Apps Scriptについてご紹介したいと思います。
自分の業務を効率化することで、業務時間を短縮したり、別のことに時間をかけることができるようになるため、覚えておくと時間の有効活用がどんどんできるようになると思います！
GASとは？
じゃあ、そもそもGoogle Apps Scriptってなんなの？というところから考えていきましょう。
Google Apps Scriptは、Googleが提供しているサーバーサイドのスクリプト環境のことを指します。
その頭文字をとって「GAS」と呼ばれています。
ですが何も気にせず、なんか自動化できるGASっていうツールなんだよ！って覚えておけばいいです。
基本的にGoogleが出しているサービスであるGoogle WorkSpace(旧:G SuiteまたはGoogle Apps)を使ってプログラミングをすることができます。
GASでできること
基本機能
先ほども書いたように、基本的にはGoogle WorkSpaceを使ったシステムを作成することができます。
そもそも、Google Work Spaceとは以下のものです。
- Gmail
- Google カレンダー
- Google チャット
- Google ドライブ
- Google スプレッドシート
- Google フォーム
- Google Cloud Platform etc…
私が実際に使用したことのあるサービスのみピックアップして挙げてみました。
使い方についても後日解説をしていきたいと思います。
このGASがよく使われている理由が無料かつ環境構築の必要がありません。
GoogleWorkSpaceには有償のものもあるためそちらに費用が掛かることはありますが、GASを使うのに料金はかかりません。
現在、Googleのサービスを利用した業務を行っている会社はかなり多いと思いますので、Gmailやスプレッドシートを活用できるだけで自分の仕事の効率化につながっていくと思います。
挙げていない他のサービスについても使えないわけではないと思いますので、使い方についても調べてみてください。
その他機能
基本的にはGoogleのサービスのみですが、APIを使うことで、その他の会社が運営するサービスと連携をすることができます。
使用したことのあるサービスは以下のものです。
- Slack
- Youtube
- Trello etc…
APIが公開されていれば基本的に使用できるのではないかと思います。
GASでできないこと
GASでは、基本的に思いつくことは大抵できるかなと思うのですが、今回は2つだけ紹介します。
Microsoft Officeとの連携はできない
一見、ExcelやOutlookなどのOfficeのソフトとも連携できるのかなと思いますが、
現在、その方法はありません。
同じようなシステムなので、ビジネス的な意味で使用できなくしているのではないかと思います。
それこそGoogle WorkSpaceのアプリケーションがあるため、この部分は気にならないのかなと思います。
ただ、メールの送信者はGmailのメールアドレスでしか指定ができません。その点においてはOutlookを使用しないとできないため、RPAなどを使用して自動化を図るとよいかと思います。
6分以上の処理は強制終了される
処理時間についてですが、Googleの一般アカウントではGASの処理が始まってから６分で強制終了されてしまいます。
ですがこちらも、有料サービスを利用することで３０分程度まで処理時間を延ばすことができます。
プログラム内部で軽量化を考えた設計をしないといけません。
私がユーザーに提供したサービスでもなかなか６分を超えるサービスを作ったことがないため、そこまで影響を受けることも少ないと思います。
プロジェクトをいくつかに分けて作成し、トリガーで実行を分けることもできるとおもいますので、工夫しつつ開発を行えばこの問題も回避できると思います。
以上になります。他にもまだあればまた追記したいと思います。
活用事例
実際に私が作成したプログラムの活用事例を紹介します。
業務報告メール自動作成
コロナが流行ってリモートワークを行う上で開始時間・終了時間にメールをしなくてはいけなくなった方はかなり多いのではないかと思います。
GASには簡単にメールを送信できる機能があります。そして送信する時間も指定して送信することができます。
それらを利用して、開始時間に自動でメールを送信し、寝る時間を少し増やしたりなんかしてました笑
忘れやすい人なんかも作っておくとメールを送らなきゃということを考えなくてすんで心労を減らすことができるでしょう。
アンケート作成及び集計
社内でもよくつかわれているものですが、Googleフォームを使用してアンケートを作成することも多々あると思います。
回答してもらったデータを活用して案件を稼働させるか検討したり会議に使用したりとフォームを使うことは多いかと思います。
そのデータをいちいち集計して計算して結果を出すというのはなかなかに時間がかかるものです。
そんな時にGASを使用することで、集計の時間を減らすことができることもあります。
仕様についても考えながら行うことでうまく時間を有効活用できるようになるでしょう。
申請承認ワークフローの作成
コロナが始まって人事関連の業務も形態が変わりつつあると思います。
その中でも様々な申請を許可するかなどの問題が出てきており、わざわざ出社してきて申請書を印刷して～なんてことをやるわけにもいかずにいることが多いかと思います。
オンラインでの申請承認を行うシステムを作成するとなるとかなりの人件費や金額をかけて導入するということになりかねません。
GASであれば社内での申請承認をオンラインですべて完結することができ、かつデータベースなどとも連携をすることでデータ管理についても権限を制限することもできてしまいます。
例えば、Googleフォームで申請処理を行ってその後スプレッドシート、またはデータベースにデータを反映させる。
反映させた内容をGmailで承認者に送信してまたGoogleフォームで承認作業を行う。そして人事部や総務部にGmailで送信し、スプレッドシートで申請データを確認してスプレッドシートに作成したボタンから承認を一個一個行っていくといった形です。
パーツごとのやり方がわかれば作成することもできるかと思います。
また、GoogleCloudPlatformをデータベースとして使用することで、さまざまなサービスを使用できるようになります。複数のサービスを分けずに済むこともメリットとして大きいと思います。GoogleCloudPlatform(GCP)についても今後記事を書いていきます。
まとめ
業務を行う上でGASを使えると無駄な時間を削除でき、別の作業に時間を使えるようになります。
覚えておくことで、他の職業への道も見えてくることもあるかもしれません。
今回紹介したGASは、多くのシステムやWebサイトで使用されているJavaScriptを基本として作成されているため、そちら側への移行を行い、プログラマーとしても活躍することができるでしょう。
Web系の仕事は現在どんどんと増えてきています。Vue.jsも一緒に覚えることで、フリーランスとして活動することも簡単になるはずです。
ぜひ時間の有効活用のためにGASを使用してはいかがでしょうか？
Google Apps Scriptの公式サイトも貼っておきますので参考にしてください
これから、GASの使い方についての記事もどんどん書いていきますので、よかったら参考にしていってください。
こちらの記事ではGASでよく使うgetRangeについての説明をしています。よかったら見ていってください。
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